RGPD Diazo Service

Règlement UE 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil daté du 27 Avril 2016
Réglementation Générale Protection des Données – RGPD

Ce règlement est relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données).
Rappel : La protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel est un droit fondamental. Toute personne a droit à la protection des données à caractère personnel la concernant. Sur sa demande, une personne doit pouvoir obtenir ses données enregistrées afin d’y apporter modifications, mises à jour ou suppressions de celles-ci.
Il est applicable à l’ensemble des pays membres de l’union européenne.

1 – Responsable du RGPD pour Diazo Service est : le chef d’entreprise.

2 – Joindre le responsable RGDP : 75 rue de la Vincenderie – 86000 Poitiers – Tel : 0 549 889 503

Courriel : diazo@diazoservice.fr

3 – Finalité de la Constitution et/ou achats de Fichiers de Données :

a – La gestion commerciale de l’entreprise (Prospection – Devisage – Commandes – Facturation).
b – Le recensement des fournisseurs (Achats matières de production et suivi des stocks).
c – Achat de Fichiers pour la prospection de nouveaux clients.
d – Constitution de fichier de prospection à partir des informations économiques délivrées dans la presse locale et régionale.
e – Accès à nos services de commande de travaux d’impression en ligne.
f – Accès à notre plateforme de dématérialisation des appels d’offres.

4 – Base Juridique de la collecte des données : Activités commerciales de l’entreprise.

5 – Catégories de données personnelles collectées :
   Générale : Raison sociale, Enseigne, nom des dirigeants et des collaborateurs.
   Localisation : Adresse Postale de l’entreprise.
   Echanges : Numéros de téléphone et courriels
   Métier : Secteur d’activité et identification des différents services de l’entreprise le cas échéant.
5-1 – Données de nos Salariés : Informations strictement nécessaires à l’élaboration du contrat de travail.
Le cabinet comptable applique pour nos données (Fiche de paie – Déclaration aux organismes sociaux) les directives du RGPD telles que définies dans le Règlement UE 2016/679.
   Aucun autre type de données n’est demandé ou saisi dans nos fichiers.

6 – Utilisateurs : la direction et l’ensemble du personnel.

7 – Durée de conservation des données : par défaut et sans consigne particulière, la durée de conservation des données est liée à l’existence du client.

8 – Transferts des Fichiers Constitués : Non concerné.
Les fichiers sont la propriété de l’entreprise et ne font pas l’objet de transactions commerciales externes à Diazo Service.

9 – Durée de conservation des données : un client créé n’est pas effacé sauf s’il le demande.

10 – Existence du droit de demander accès aux données enregistrées pour la personne : la demande se fera directement auprès du chef d’entreprise qui assurera la modification, la mise à jour ou la suppression des données personnelles du demandeur. Pour ce qui est de la portabilité des données, aucune vente de fichiers n’est effectuée par l’entreprise Diazo Service.

11 – Possibilité à tout moment de renoncer à une inscription consentie : Oui (Cas par exemple d’une inscription à une Newsletter).

12 – Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : Oui, auprès de la CNIL – Site CNIL.fr

13 – Provenance des données personnelles enregistrées :
La personne elle-même dans le cas d’un particulier.
Achat de fichiers auprès de la CCIV (Dans ce cas, les entreprises sont déjà inscrites et connues auprès de la CCIV).
Collecte d’information dans la presse.
Pré-inscription sur notre site de commande en ligne, ce sont les demandeurs qui renseignent leurs données. La validation définitive est décidée par Diazo Service.
Le ou les hébergeurs pour nos solutions de commandes de travaux dématérialisées assurent la protection des données hébergées pour le compte de notre entreprise.

14 – Information sur le caractère réglementaire ou contractuelle : Les données collectées le sont exclusivement pour une relation commerciale de type « Entreprise – clients – fournisseurs ». Cependant et en l’absence des données collectées, Il ne pourra pas être établi de documents commerciaux, type devis, bon de livraison, bon de commande et facture.
Existence d’une prise de décisions automatisée (Profilage des personnes selon certains critères) : Non.

15 -Moyens de sauvegarde des données personnelles enregistrées :
Diazo service est protégé par une alarme reliée à un PC de télésurveillance qui applique des consignes précises en cas de déclenchement de l’alarme.
Tous les stations de travail sont protégées en temps réel par la mise en place de suite de sécurité installées par notre prestataire informatique et renouvelées annuellement.
Sauvegardes journalières sur nos serveurs.
Sauvegardes journalières déportées et cryptées à l’extérieur de l’entreprise.

Date de mise à jour du document : Juillet 2018 – paragraphes 5 et 13.